Thủ tục, quy định về giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

1. Điều kiện để Giảm vốn điều lệ Công ty Cổ phần

Tùy theo từng trường hợp mà việc Giảm vốn điều lệ Công ty Cổ phần phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Giảm vốn điều lệ theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty.

Để có thể giảm vốn trong trường hợp này, Công ty phải đáp ứng cả hai điều kiện là:

• • Đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp
  • Bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông;

b) Giảm vốn do công ty mua lại phần cổ phần đã bán 

Trong trường hợp này, công ty có thể mua lại cổ phần đã bán theo yêu cầu của Cổ Đông hoặc theo quyết định của Công ty.

❖ Mua lại cổ phần đã bán theo yêu cầu của Cổ đông 

+ Cổ đông có quyền yêu cầu Công ty mua lại cổ phẩn của mình trong trường hợp Cổ đông đó đã biểu quyết không thông qua nghị quyết về việc tổ chức lại công ty hoặc thay đổi quyền, nghĩa vụ của cổ đông quy định tại Điều lệ công ty

+ Yêu cầu mua lại cổ phần phải được lập bằng văn bản và có đầy đủ các nội dung về tên, địa chỉ của cổ đông, số lượng cổ phần từng loại, giá dự định bán và lý do yêu cầu công ty mua lại.

+ Yêu cầu phải được gửi đến công ty trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết về các vấn đề như nêu trên.

+ Công ty phải mua lại cổ phần theo yêu cầu của cổ đông với giá thị trường hoặc giá được tính theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trường hợp không thỏa thuận được về giá thì các bên có thể yêu cầu một tổ chức thẩm định giá chuyên nghiệp định giá. Công ty giới thiệu ít nhất 03 tổ chức thẩm định giá để cổ đông lựa chọn và lựa chọn đó là quyết định cuối cùng.

❖ Mua lại cổ phần đã bán theo quyết định của Công ty

+ Công ty có quyền mua lại không quá 30% tổng số cổ phần phổ thông đã bán, một phần hoặc toàn bộ cổ phần ưu đãi cổ tức đã bán theo quy định sau đây:

• • • • Hội đồng quản trị có quyền quyết định mua lại không quá 10% tổng số cổ phần của từng loại đã bán trong thời hạn 12 tháng. Trường hợp khác, việc mua lại cổ phần do Đại hội đồng cổ đông quyết định;
      • Hội đồng quản trị quyết định giá mua lại cổ phần. Đối với cổ phần phổ thông, giá mua lại không được cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua lại, trừ trường hợp Công ty mua lại cổ phần của từng cổ đông tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty. Đối với cổ phần loại khác, nếu Điều lệ công ty không quy định hoặc công ty và cổ đông có liên quan không có thỏa thuận khác thì giá mua lại không được thấp hơn giá thị trường;
      • Công ty có thể mua lại cổ phần của từng cổ đông tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty. 

Trường hợp này, Quyết định mua lại cổ phần của công ty phải được thông báo bằng phương thức để bảo đảm đến được tất cả cổ đông trong vòng 30 ngày kể từ ngày quyết định đó được thông qua. Thông báo phải gồm tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty, tổng số cổ phần và loại cổ phần được mua lại, giá mua lại hoặc nguyên tắc định giá mua lại, thủ tục và thời hạn thanh toán, thủ tục và thời hạn để cổ đông bán cổ phần của họ cho công ty; 

Các Cổ đông đồng ý bán lại cổ phần phải gửi văn bản đồng ý bán cổ phần của mình bằng phương thức để bảo đảm đến được công ty trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo. Văn bản đồng ý bán cổ phần phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số cổ phần sở hữu và số cổ phần đồng ý bán; phương thức thanh toán; chữ ký của cổ đông hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông. Công ty chỉ mua lại cổ phần trong thời hạn nêu trên.

c) Giảm vốn do Các cổ đông không thanh toán đầy đủ và đúng hạn số cổ phần đã đăng ký mua tại thời điểm thành lập Công ty.

• • Luật doanh nghiệp quy định: “Các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc hợp đồng đăng ký mua cổ phần quy định một thời hạn khác ngắn hơn”
  • Nếu sau thời hạn trên mà có Cổ đông chưa thanh toán hoặc thanh toán chưa đủ số cổ phần đã đăng ký mua thì công ty phải đăng ký điều chỉnh giảm vốn điều lệ bằng mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ, trừ trường hợp số cổ phần chưa thanh toán đã được bán hết trong thời hạn này; và phải đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập của Công ty.

2. Hồ sơ đăng ký giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Hồ sơ đăng ký giảm vốn điều lệ công ty cổ phần bao gồm:

• • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký; (Phụ lục II-1 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 03 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư)
  • Quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc điều chỉnh giảm vốn điều lệ của công ty
  • Danh sách Cổ đông sáng lập công ty Cổ phần
  • Báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.
  • Cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn.
  • Văn bản ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ và giấy tờ pháp lý sao y, công chứng của cá nhân đó (trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của Công ty)

Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài những hồ sơ như trên, doanh nghiệp phải nộp kèm theo các giấy tờ sau:

• • Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đầu tư;
  • Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký thuế;
  • Giấy đề nghị bổ sung cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

3. Trình tự, thủ tục đăng ký giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

• • Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ như trên nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
  • Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao giấy biên nhận cho doanh nghiệp và xem xét tính hợp lệ của Hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc.
  • Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh trao giấy chứng nhận đăng ký kinh mới và Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (nếu có) trên cơ sở hồ sơ hợp lệ của Doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh phải có văn bản hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ cho đúng với thành phần hồ sơ theo quy định.

Sau khi tiến hành xong thủ tục giảm vốn điều lệ tại phòng đăng ký kinh doanh, nếu việc giảm vốn của doanh nghiệp làm giảm mức thuế môn bài mà doanh nghiệp phải nộp thì doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục sau:

• • Kê khai và nộp mẫu 08-MST;
  • Nộp tờ khai thuế môn bài bổ sung.

Tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.

Giảm vốn điều lệ là một thủ tục khá là khó khăn và phức tạp, vì vậy người đứng đầu cũng như là các Cổ đông sáng lập Công ty phải cân nhắc kỹ càng và thận trọng ngay từ khi đăng ký vốn điều lệ thành lập doanh nghiệp sao cho phù hợp với khả năng sản xuất và kinh doanh của Công ty, tránh trường hợp phải giảm vốn điều lệ sau một thời gian ngắn hoạt động.

Lê Huyền – Phòng pháp lý