Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho công ty

Nội dung chính

1. Hồ sơ doanh nghiệp chuẩn bị

❖ Phiếu giao nhận hồ sơ 600 (Hồ sơ Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT)
Trong phiếu hồ sơ này doanh nghiệp thể hiện đầy đủ thông tin công ty, thông tin về mức lương tham gia BHXH nhân viên.
❖ Tờ khai thông tin nhân viên (Mẫu TK1 – TS): Tờ khai này được đính kèm trong hồ sơ 600
❖ Hợp đồng lao động (Bản chính hoặc photo)
❖ GPKD công ty sao y có chứng thực: 01 bản

Một số lưu ý trong quá trình doanh nghiệp chuẩn bị, hoàn thiện hồ sơ

❖ Doanh nghiệp nên ghi chính xác số điện thoại và gmail liên hệ của công ty trong Phiếu giao nhận hồ sơ 600 để nhận thông tin từ BHXH về số tiền doanh nghiệp phải đóng hằng tháng và nhận thông tin khi có sự thay đổi từ bên BHXH.
❖ Nhân viên công ty khi chọn bệnh viện để đăng ký thẻ BHYT phải tham khảo Danh sách bệnh viện KCB được đăng ký, Danh sách này được cập nhập mỗi Quý trên Trang của BHXH.

Ví dụ ở Thành phố Hồ Chí Minh, bạn có thể xem thông tin tại http://bhxhtphcm.gov.vn/

❖ Về mức lương tham gia BHXH tối thiểu hiện nay đối với lao động có bằng cấp là 4.260.000 đ (Nếu doanh nghiệp tham gia thấp hơn mức này phải có văn bản giải trình nộp lên và được sự chấp thuận từ cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở công ty).
❖ Mức lương tham gia BHXH tối đa hiện nay không quá 20 lần mức lương cơ sở (Mức lương cơ sở từ 01/07/2017 là 1.300.000), như vậy thì mức tham gia BHXH tối đa là 26.000.000 đ
❖ Hợp đồng lao động: Khi nộp lên cơ quan BHXH thì hợp đồng nên được ký từ tháng nhân viên tham gia BHXH. Trong trường hợp Hợp đồng lao động ký trước thời gian tham gia BHXH của nhân viên thì trong hợp đồng phải ghi rõ những tháng trước đó là thử việc, học việc.

GỌI NGAY

2. Quy trình nộp hồ sơ

❖ Nộp trực tiếp hồ sơ đã chuẩn bị tại cơ quan BHXH quận, huyện nơi đặt trụ sở công ty

Ví dụ: Công ty bạn ở Quận 1 thì bạn sẽ nộp hồ sơ trực tiếp tại BHXH Quận 1

❖ Sau khi đã nhận đủ bộ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan BHXH sẽ cấp cho doanh nghiệp mã đơn vị tham gia BHXH

Mã đơn vị có dạng: Hai chữ cái + Bốn chữ số + Một chữ cái

Ví dụ Công ty Sao Vàng có mã đơn vị là TW1379L

❖ Bên cạnh việc cung cấp Mã đơn vị, BHXH còn sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một danh sách số tài khoản ngân hàng của BHXH, Doanh nghiệp sẽ tính mức tiền phải đóng và nộp vô tài khoản ngân hàng của BHXH. Doanh nghiệp có thể làm Ủy nhiệm chi ra ngân hàng để đóng tiền trực tiếp hoặc chuyển khoản bằng phương thức điện tử.

Lưu ý trong nội dung chuyển khoản, doanh nghiệp phải ghi đúng mã đơn vị BHXH của công ty để tránh thất lạc tiền.

Số tiền phải đóng lên BHXH = 32% * Tổng mức lương tham gia BHXH

Ví dụ: Công ty A tham gia BHXH cho 05 nhân viên (Mỗi nhân viên tham gia với mức lương 4.260.000 đ), thì số tiền phải đóng lên BHXH hằng tháng là:

4.260.000 * 5 * 32% = 6.816.000 đ

Doanh nghiệp lưu ý hạn cuối nộp tiền BHXH vào trước ngày 30 mỗi tháng, nếu doanh nghiệp để trễ sang tháng sau thì bị phạt chậm nộp.

❖ Sau khi đã đóng đủ tiền tham gia BHXH, doanh nghiệp có thể Scan hoặc chụp hình Giấy nộp tiền gửi lên cơ quan BHXH (Tùy theo yêu cầu của chuyên viên nhận hồ sơ), Khoảng 07 – 10 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được sổ BHXH và thẻ BHYT của nhân viên tham gia BHXH qua đường bưu điện hoặc doanh nghiệp trực tiếp lên BHXH để nhận kết quả.

Lưu ý: Đối với những nhân viên đã tham gia BHXH và đang có sổ BHXH thì cơ quan BHXH sẽ chỉ trả kết quả là thẻ BHYT.

Trường hợp bạn làm mất, thất lạc, hư hỏng sổ BHXH thì sau đó có thể làm hồ sơ trình lên cơ quan BHXH để xin cấp lại sổ BHXH.